• Veel meer zicht en nauwkeurigheid met passende software
    Naam: Dennis de Jong & Jan-Gerrit Dekker
    Bedrijf: ROVA Holding
    Bundel: GroenVision Enterprise

    Met de introductie van het softwareprogramma GroenVision van Infogroen heeft publieke dienstverlener Rova in Zwolle behoorlijke slagen gemaakt in de organisatie. Het enthousiasme is dan ook groot. ’We hebben nu software in huis die ons helpt een excellente operatie te voeren.’

    Was Rova van oorsprong een publieke afvalinzamelaar, nu is dit bedrijf een publieke dienstverlener, die vanuit drie regiokantoren het afval inzamelt van eenentwintig opdrachtgevende gemeentes, die tevens aandeelhouder zijn. In enkele gemeentes is men ook verantwoordelijk voor reinigingstaken, zoals de veegdienst en de winterdienst. Deze kerntaken zijn uitgebreid met groenvoorziening, sinds 2011 voor Winterswijk en sinds 2012 voor de gemeente Zwolle. Van beide gemeenten is de gehele buitendienst overgenomen. Rova werkt samen met het sociale werkvoorzieningsschap in zowel Zwolle als Winterswijk.

    Hetzelfde kwaliteitsniveau tegen lagere kosten

    Gemeentes richten zich steeds meer op hun kerntaken. De afvalinzameling namen ze allang niet meer zelf voor hun rekening, en ook de groenvoorziening wordt nu veelvuldig uit handen gegeven.
    ‘Als ze dit soort taken niet meer zelf doen, zie je dat er baten zijn te behalen’, meent IT-manager Dennis de Jong. ‘Doordat wij een logistieke bril dragen, hebben we heel veel kunnen optimaliseren. We doen hetzelfde werk met minder inspanningen. Er is een vaste groep van 350 mensen bij ons werkzaam en daaromheen is er een flexibele schil van derden. We bieden de gemeente hetzelfde kwaliteitsniveau, maar dan tegen lagere kosten. En dit komt uiteindelijk weer ten goede aan de samenleving.’

    Zoektocht naar passende software

    In 2012, toen Rova de medewerkers van de afdeling Uitvoering van de gemeente Zwolle erbij kreeg, werd geconstateerd dat er eigenlijk geen software was voor de organisatie van het werk. In de tweede helft van dat jaar werd dan ook gezocht naar passende software. Dat resulteerde uiteindelijk in het programma GroenVision van Infogroen. ‘Wij waren daarvoor al wat aan het pionieren’, vertelt Jan-Gerrit Dekker, sinds 2012 werkvoorbereider Groen bij Rova. ‘De voorman vulde buiten op zijn computer al wekelijks zijn uren in en deze info werd bij ons op de afdeling verzameld. Wij hadden een koppeling gemaakt met met zijn urenaantal, maar dat was nog allemaal in Excel; deze digitalisering stond nog in de kinderschoenen. We werken nu twee jaar met GroenVision en merken dat we alles veel meer onder controle hebben; je kunt veel meer zien. Het werkt dus goed. Nu moet de begroting van volgend jaar weer worden opgemaakt. Je haalt de gegevens van voorgaande jaren erbij en je kunt in één oogopslag zien hoever je bent.’

    Verhouding realisatie tot begroting

    GroenVision is een compleet softwareprogramma, gebaseerd op wensen en ervaringen van hoveniers, groenvoorzieners en kwekers. Het programma maakt geïntegreerd, eenvoudig en mobiel werken mogelijk voor de groensector en garandeert een betere bedrijfsvoering met als gevolg rendementsverbetering. Dekker: ‘We kunnen nu precies zien hoe de realisatie zich verhoudt tot de begroting. Op afwijkingen kunnen we sturen. De voorman in de buitendienst voert de uren in. Wij controleren wekelijks op woensdag of de voorman alle uren heeft ingevuld. Er zit weleens één of twee uur verschil in en dan bellen we even.’ De Jong vult aan: ‘De gemaakte begrotingen zijn gebaseerd op door ons gecreëerde kengetallen. De begrotingen die je hebt weggezet, kun je dan weer gebruiken als referentie voor je realisatie. Het management en de voormannen sturen daarop. Uiteindelijk worden deze cijfers gebruikt om de organisatie te verbeteren, of om bij te sturen als je ergens uren tekortkomt die je ergens anders weer vandaan moet halen. Dat is een dialoog enerzijds, maar ook inzicht in de registratie anderzijds.’

    Nauwkeurige calculaties

    Voorheen was er veel gebaseerd op nattevingerwerk en werd er gekeken naar het voorgaande jaar. Nu zijn er met dit programma heel nauwkeurige calculaties te maken. ‘Nu kunnen we een heel mooi bestek in de markt zetten’, legt Dekker uit, ‘en we weten ook wat de markt als aanbod teruglegt, of dat dan een scherp aanbod is of niet. In het verleden ontbrak het daar weleens aan. Door het pakket is het ook gemakkelijk om goed om te gaan met verschillen in de wijken. Van het werk in de dienstverlening gaat maandelijks een factuur naar de gemeente Zwolle, maar incidenteel doen we ook werk dat afgerekend wordt op basis van inzet of een offerte. In dit programma kunnen we tevens facturen maken. Voorheen moesten we eerst een opzetje maken, waarna de collega van de afdeling Financiën de factuur verder moest opmaken. Maar dat was niet handig, want die belde dan wel drie keer omdat niet alles duidelijk was. Nu hebben we het zelf in de hand.’

    Dossiermanagement

    Ook leent dit programma zich prima voor dossiermanagement. De Jong: ‘We leggen hiermee vast welke correspondentie er is geweest met de verscheidene klanten en opdrachtgevers. Dan zie je alles bij elkaar. Er zit een duidelijke scheiding tussen de werkvoorbereiding en de daadwerkelijke uitvoering van het werk. De voorbereiding is faciliterend: zorgen dat het werk goed is voorbereid. We hebben ervoor gekozen om zo weinig mogelijk mensen in het veld met administratieve lasten op te zadelen. Die mensen moeten de handen uit de mouwen steken. De voorman moet echter zorgen dat hij binnen de begroting blijft.’ GroenVision kan ook worden gebruikt voor het maken van een jaarplanning. Dekker: ‘We onderhouden het groen; daaraan zijn productbladen aan gekoppeld waarin staat beschreven wat de gemeente van ons verwacht. Daaraan gekoppeld hebben wij in GroenVision de calculatie en de planning ingericht. Bijvoorbeeld: het gazon maaien begint in april en duurt tot november, dus de buitendienstmedewerkers moet ik in die maanden met een bepaalde frequentie inplannen om de gazons te maaien. Zo hebben we een jaarplanning gecreëerd, die we weer omzetten in maandplanningen. Dan kun je op voorhand al zien: ik heb zoveel eigen mensen; hoeveel heb ik er daarnaast nog nodig? We kunnen nu veel gemakkelijker schakelen wat betreft inhuur en personeelsuitwisseling tussen teams.’ De Jong: ‘We maken bewust geen planning op dagbasis, want dat gaat niet in het groen. De teams zijn vrij groot, maar je kunt ook niet zeggen wat je overmorgen of volgende week gaat doen. Want gaat het regenen of schijnt de zon?’

    Meer zichtbaar

    In het verleden liep de inhuur van derden nog wel eens te lang door, omdat er een bepaald aantal uren was begroot. Maar nu, in de ontwerpplanning, is de inhuur exact te zien. Soms is er een piek, soms een dal en dan wordt er bekeken hoe je dit kunt nivelleren. Dekker: ‘Zo ontstaat er veel meer rust in de organisatie. Er is meer transparantie. Voorheen was het moeilijk om bij je managers te verantwoorden wat je nu eigenlijk had gedaan en hoe het er precies voorstond; dat gaat nu veel beter. Alles is veel meer zichtbaar; de calculatie en de nacalculatie geven een duidelijk beeld.’
    ‘Het programma heeft ons veel goeds gebracht’, voegt De Jong eraan toe.

    Visueel versterken

    GroenVision dekt echter nog niet alle behoeftes op het gebied van BOR. De Jong: ‘Er is geen directe link met het kaartmateriaal dat de gemeente beheert. Terwijl dit kaartmateriaal wel de brongegevens van ons werk bevat, zoals vierkante meters gras en strekkende meters haag. De tweede slag die wij willen maken, is een betere uitnutting van en toegang tot het digitale materiaal van de gemeente. Om dingen visueel sterk te maken of om areaaldetails te vergaren, moeten we nog bij de gemeente aankloppen. Misschien gaan we toe naar de situatie dat je op de kaart precies ziet hoeveel je al hebt gemaaid en geschoffeld. Wat dat betreft liggen er nog veel kansen voor digitalisering. Dit is voor ons ook nog een zoektocht, maar die gaan we samen met de gemeente Zwolle doen. De gemeente is eigenaar van de kaart en de objecten in het groen, maar wij zijn wel gebruiker en afnemer.’

    HelixCAD

    Wel maakt Rova nu ook gebruik van HelixCAD, waarmee CAD-tekeningen kunnen worden gemaakt. Dekker: ‘Hiermee kun je bijvoorbeeld een aanleg visualiseren. Als je een bestek in de markt zet, wil je ook graag een tekening erbij leveren. Het gebruik van dit programma staat bij ons nog in de kinderschoenen; nu draaien wij nog tekeningen uit in het gemeentesysteem en zetten we er met pen of potlood op wat er gebeuren moet. Met HelixCAD is dat straks veel makkelijker, wanneer wij de tekeningen van de gemeente Zwolle erin kunnen laden en zelf digitaal kunnen aanvullen en bewerken.’